KTO TU JEST SZEFEM?

budapest-1280521_960_720

Wszyscy uważamy, że kontrolujemy swój dzień roboczy i że telefony w niczym nam nie przeszkadzają. Ale zastanów się: Ile razy podniosłeś już dzisiaj słuchawkę? Ile telefonów musiałeś wykonać? Czy telefon dzwonił często w ciągu dnia? Czy przerywał ci pracę? Jak wiele z tych rozmów, zarówno do ciebie, jak i inicjowanych przez ciebie, było niepotrzebnych?

Jeśli jesteś ze sobą szczery, przyznasz, że korzystanie z telefonu zabiera ci jednak zbyt wiele czasu w ciągu godzin pracy. Co więcej, niemiłe i niepotrzebne telefony denerwują cię i są stratą czasu. Zapewne uważasz, że kiedy dzwoni telefon, musisz go odebrać. Sądzisz, że prowadzone przez ciebie rozmowy telefoniczne są konie­czne i że musisz je odbyć natychmiast. Ale czy tak faktycznie jest?

Nie jesteś osamotniony w nieumiejętności efektywnego korzys­tania z telefonu. Menedżerzy na całym świecie zadają sobie pytanie: dlaczego spędzam tyle czasu przy telefonie i nie wykonuję przez to części pracy? Jak mogę znaleźć czas na zarządzanie, skoro telefon pochłania mi tak wiele uwagi?

Jeśli chcesz mieć wolny czas na konstruktywną pracę, musisz wyznaczyć telefonowi jego miejsce. Zadaj sobie pytanie, w jakim celu chcesz korzystać z telefonu. Czy chcesz:

  • Szybko przekazać ważne informacje?
  • Szybko uzyskać informacje?
  • Pzekazać prośbę?
  • Usprawiedliwić się?
  • Przedyskutować ważne zadanie?
  • Przyjąć zaproszenie?

Wszystkie powyższe powody korzystania z telefonu są ważne, ale tylko pod warunkiem, że czas poświęcony na rozmowę odpowiada wadze sprawy.

Nieodparta chęć odebrania telefonu

Kiedy dzwoni telefon, ludzie mają poczucie, że muszą go odebrać. Nawet jeśli się bardzo starają, nie potrafią pozwolić mu dzwonić. Powoduje to stres, w wyniku czego cierpi ich praca. Na pewno jest ci znana opisana poniżej sytuacja.

Ty i pięciu twoich kolegów macie zebranie handlowe. W poło­wie ważnej dyskusji dzwoni telefon. Wszyscy milkniecie. Czy któryś z was mówi: „Zostawmy go, niech dzwoni”? Nie. Wszyscy czują się nieswojo do chwili, gdy jedna z obecnych osób podniesie słuchawkę i odpowie. Zebranie zostało zakłócone, a wątek myślowy przerwany.

W pewnym stopniu te przemożna chęć wiąże się z poczuciem, że odbieranie telefonu to ważna część pracy. To prawda, że korzystanie z telefonu jest obecnie konieczne w pracy menedżera, ale to od ciebie zależy, jak będziesz z niego korzystać.

Zacznij natychmiast!

W dalszej części książki opowiem dokładnie, jak powinieneś kontrolować korzystanie z telefonu, ale na razie postaraj się po­wściągnąć pokusę natychmiastowego podniesienia słuchawki.

Po pierwsze, zastanów się, czy ktoś inny odbierze telefon, jeśli ty tego nie zrobisz. Czy masz sekretarkę? Jeśli tak, to upewnij się, że dasz jej wystarczającą ilość czasu, aby odebrała telefon. To jest jej zadanie. Jeśli nie masz systemu przełączania rozmów pomiędzy telefonem sekretarki a twoim, to pozwól, aby telefon dzwonił przez kilka sekund, zanim zdecydujesz, że musisz go odebrać.

Wytłumacz swojej sekretarce, że kiedy dzwoni telefon, nie zamie­rzasz go odbierać. Ona powinna to zrobić i zdecydować, czy przełączyć rozmowę.

Jeśli masz system przełączania rozmów, korzystaj z niego: poproś podaje się maksymalną liczbę dzwonków, jakie można odczekać, zanim się podniesie słuchawkę. Twoja firma może mieć własne zasady dotyczące kontaktów z klientami, które dyktują ci, ile dzwonków możesz odczekać.

Chcąc przestać odbierać telefon automatycznie, pozwól mu wy­dzwonić maksymalną dopuszczalną ilość dzwonków. Dzięki temu przekonasz się, że osoba, która telefonuje, nadal trzyma słuchawkę i że jeśli musisz dopisać kilka słów lub pożegnać się z kolegą, możesz to spokojnie zrobić — telefon nie eksploduje.

Ćwicz się w traktowaniu telefonu jako użytecznego narzędzia (przyrządu) będącego pod twoją kontrolą, a nie jako maszyny, która tobą rządzi.