KTOŚ DZWONI DO CIEBIE

old-phone-1672766_960_720

Na trudniejszym problemem, z jakim styka się każdy menedżer, który pragnie wypracować sobie nieco więcej czasu wolnego od telefonów jest kwestia, co robić z „przychodzącymi” rozmowami. Wiesz, że należy odbierać te telefony – jeśli nie robisz tego ty, powinien to zrobić ktoś inny. Jak powiedział Tom Peters w The Excellence Challenge: Jedyną magiczną sztuczką gigantycznego, wartego 40 miliardów dolarów koncernu IBM jest to, że w całej, wartej 500 miliardów dolarów branży jest to jedyna firma, która odbiera telefony.

Aby zasłużyć sobie na opinię, że ty i twoja firma świadczycie najlepsze usługi i jesteście maksymalnie produktywni, ktoś musi odbierać każdy telefon. Jednocześnie musisz się zajmować innymi sprawami i nie możesz spędzić całego dnia na odbieraniu telefonów. Cóż więc należy robić?

Możesz kontrolować rozmowy, które sam inicjujesz, ale nie zawsze jesteś w stanie przewidzieć, kto i kiedy zadzwoni do ciebie. Jak więc możesz zmniejszyć liczbę „przychodzących” telefonów, a przynaj­mniej regulować to, kiedy je odbierasz?

Z tego rozdziału dowiesz się, jak planować harmonogram „przy­chodzących” rozmów w taki sposób, aby zyskać jak najwięcej wolnego czasu, oraz jak przewidywać te telefony i przygotowywać się do nich tak, aby tracić jak najmniej czasu. Dowiesz się też, jak odbierać istotne informacje i jak zlecać odbieranie telefonów innym osobom.

Przeczytawszy ten rozdział będziesz umiał ograniczyć „przycho­dzące” rozmowy do minimum i odbierać większość z nich w wygod­nym dla siebie momencie.

JAK ZAPOBIEC DZWONKOWI TELEFONU

Kiedy dzwoni telefon, musisz oprzeć się pokusie natychmiastowego podniesienia słuchawki. Jeśli tego nie potrafisz, twój dzień po czym zdecydowanie odmawiaj przyjęcia telefonu, jeśli kolega chce ci przekazać słuchawkę. Być może nie przysporzy ci to sympatii, ale będziesz miał więcej czasu na pracę.

Podobne instrukcje możesz wydać osobom, które dla ciebie pracują. Powiedz im, kiedy nie powinny ci przeszkadzać i poproś, aby powiedziały osobie telefonującej, żeby zadzwoniła później, kiedy będziesz wolny, lub aby zostawiła wiadomość.

Każdy, komu zlecisz odbieranie telefonów w twoim imieniu – twoja sekretarka lub ktoś inny – powinien być nauczony odbierać prawidłowo wiadomości. Jest to sztuka sama w sobie – omówię ją w dalszej części tego rozdziału. Na razie powiem tyle, że wiadomości powinni być szczegółowe, jasne i powinny zawierać wszelkie właś­ciwe informacje. Upewnij się, że wszyscy, którzy dla ciebie pracują, umieją odbierać prawidłowo wiadomość i że mają pod ręką papier i pióro, a potem pozwól im to robić.

Niektórzy menedżerzy obawiają się, że jeśli zlecą komuś odbieranie telefonów, przegapią coś istotnego. Nie poddawaj się takim lękom. Twoim obowiązkiem, jako menedżera, jest delegowanie jak najwięk­szej ilości obowiązków na osoby kompetentne, abyś ty mial więcej czasu na ważną pracę. Jeśli nie masz wokół siebie osób kompetent­nych, to albo wymień personel, albo go przeszkol.

Jeśli delegujesz odbieranie telefonów na osobę umiejącą przy­jmować prawidłowo wiadomości, nie przegapisz niczego istotnego. W najgorszym wypadku możesz oddzwonić i sprawdzić szczegóły, a w najlepszym — będziesz miał wystarczającą ilość informacji, aby działać bez konieczności ponownego kontaktowania się z osobą, która dzwoniła. Tak czy owak – uwolnisz się na jakiś czas od obowiązku odbierania telefonu.

Jak już wspomniałam, możesz planować swoje rozmowy. Oprócz poinstruowania swoich współpracowników, że, poza określonymi godzinami, nie możesz odbierać telefonów, powiadom też osoby spoza firmy, które się z tobą kontaktują telefonicznie, że mogą porozmawiać z tobą osobiście tylko w określonych godzinach. Jeśli osoba ta dzwoni w sprawach ogólnych, i tak nie musi rozmawiać z tobą, a jeśli tak, to zadzwoni wtedy, gdy będziesz miał czas na zastanowisz, będziesz w stanie przewidzieć, kiedy konkretne osoby mogą dzwonić.