SYSTEMY OSZCZĘDZAJĄCE CZAS

phone-box-600918_960_720

Mimo iż możesz mieć na biurku tylko jeden aparat telefoniczny, jest wiele maszyn i systemów, które zaoszczędzą ci czasu i w razie konieczności pozwolą osobie, która do ciebie dzwoni, poczekać na rozmowę. Jeśli musisz się z kimś pilnie skontaktować, korzystaj przydatne jeśli przewidujesz, że przez większą część dnia będziesz w innej części budynku. Daje ci również pewność, że nie umkną ci ważne telefony, bo twoja sekretarka lub kolega mogą je odbierać podczas twojej nieobecności.

Ekran kuchenny
http://www.druknaszkle.pl/szklo_w_kuchni.php
Różnego rodzaju nadruki na szkle, obrazy na szkle
i panele szklane, do kuchni i łazienki.

Przełączanie rozmów to również znakomity sposób zapewnienia sobie spokoju jeśli chcesz popracować nad czymś ważnym.

Przesyłanie (przekazywanie) rozmów

Jeśli jesteś poza budynkiem biura, a chcesz mieć pewność, że ważne telefony dotrą do ciebie, możesz, naciskając kilka przycisków, przełą­czyć je na inny aparat. Jest to szczególnie przydatne, jeśli jesteś w ruchu i korzystasz z telefonu przenośnego komórkowego?. Możesz również przełączać rozmowy na swój numer domowy, jeśli danego dnia pracujesz w domu.

Podobnie jak w systemie oczekiwania, musisz umieć przewidzieć, czy będą do ciebie jakieś ważne telefony. Planowanie dnia i przewidy­wanie telefonów do ciebie to część kontroli nad telefonem. Korzystanie z tych. systemów może ci zapewnić większą skuteczność tej kontroli.

Kolejność rozmów

Jest to system, który zachowuje rozmowy w kolejności i pozwala firmie na zatrzymanie osoby dzwoniącej na linii do chwili, gdy zostanie załatwiony poprzedni rozmówca. Często towarzyszy mu muzyka, zazwyczaj powtarzający się i nudny motyw. Nawet jeśli muzyka jest przyjemna, kilkakrotne słuchanie tej samej melodii może zniechęcić osobę, która telefonuje.

Jeśli możesz wtrącić słowo w trakcie tej muzyki, postaraj się powiedzieć coś krótko i z ożywieniem. Nie chcesz przecież zanudzić ani zdenerwować tej osoby i sprawić, że się wyłączy. Nie chcesz jej także uśpić!

Mimo iż jest to przydatne urządzenie jeśli chodzi o kontrolę telefonów, nie powinieneś pozwolić ludziom czekać w zbyt długiej kolejce nie informując ich, jak długo będą musieli czekać lub nie zachęcając ich, aby zadzwonili później. Jeśli zgodzą się czekać,

— na niektórych maszynach słyszysz, kto dzwoni, i możesz podjąć decyzję, czy odebrać telefon, czy nie

–   możesz nagrać informację dla osób, które telefonują, dzięki czemu nie będziesz musiał oddzwaniać.

Jeśli masz automatyczną sekretarkę a nie masz nikogo, np. sekreta­rki (żywej), kto mógłby odbierać telefony do ciebie, wyrób sobie nawyk włączania jej za każdym razem, gdy wychodzisz z pokoju. Może się to wydać czasochłonne, ale wkrótce będziesz to robił automatycznie. Wówczas masz pewność, że nie przeoczysz żadnej ważnej wiadomości.

W wolnej chwili możesz przesłuchać taśmę. Pamiętaj, że taś­my w tym urządzeniu są małe i mogą pomieścić tylko pewną licz­bę wiadomości. Ponieważ nikt nie wie, kiedy słuchasz wiado­mości, możesz oddzwonić w porze, która jest dla ciebie najdogo­dniejsza.

Włączając maszynę kiedy jesteś w biurze możesz zaoszczędzić wiele czasu. Jeżeli masz do skończenia jakąś ważną pracę i nie możesz sobie pozwolić na to, żeby telefon zakłócał ci spokój, włącz auto­matyczną sekretarkę i ignoruj dzwonek telefonu. Możesz oddzwonić, kiedy skończysz to, co robisz.

Niektóre maszyny mają system monitoringu, dzięki któremu słyszysz osobę telefonującą, choć ona cię nie słyszy. Jest to użyteczne, jeśli sądzisz, że będziesz chciał odebrać niektóre telefo­ny, a innych nie. Nikt przecież nie wie, czy jeszteś w biurze, dopóki nie podniesiesz słuchawki i nie wyłączysz automatycznej sekretarki.

Jeśli w biurze istnieją jakiekolwiek obawy o bezpieczeństwo personelu, pracownicy mogą korzystać z automatycznej sekretarki, żeby wyłowić zwariowanych lub anonimowych „telemaniaków”.

Wiadomość nagrana na automatycznej sekretarce ma też inne zastosowania, poza pozostawieniem zwykłej informacji typu: Tu biuro pani Andrews. Proszę podać swoje nazwisko i numer telefonu, postaramy się oddzwonić jak najszybciej.

Faks może być oddzielną maszyną, może być wbudowany w telefon, lub połączony z telefonem i automatyczną sekretarką.

Maszyny faksowe zazwyczaj drukują wiadomości na papierze termicznym, który może zblaknąć lub skręcić się, ale coraz szerzej są dostępne maszyny faksowe pracujące ze zwykłym papierem (nadal są one dosyć drogie).

W jaki sposób faks może ci pomóc kontrolować rozmowy telefoni­czne? Jedna z metod to poproszenie ludzi, żeby przesyłali informacje faksem, zamiast telefonować. Faks jest nową „zabawką” biurową i ludzie bardzo lubią posługiwać się nim. Informacja na twojej automatycznej sekretarce może brzmieć tak: Jeśli to, co pan/pani ma mi do powiedzenia, może być przesłane faksem, podaję numer… Udostępnienie klientom numeru faksu zredukuje liczbę telefonów do ciebie, bo klienci zajmą się faksowaniem wiadomości.

Jeśli masz w swoim biurowym komputerze kartę faksu, możesz przechowywać wiadomości w komputerze do chwili, gdy będziesz miał czas przejrzeć je.

Dopilnuj, aby twoja sekretarka sprawdzała faks z samego rana i po każdym twoim powrocie do biura, na wypadek gdyby przesłano ci jakąś wiadomość gdy byłeś nieobecny. Potem, w wolnej chwili możesz się zająć tą dokumentacją.