TY DZWONISZ DO KOGOŚ

phone-1662439_960_720

Jako zapracowany menedżer musisz przyjąć odpowiedzialność za swoje „wychodzące” rozmowy. Za każdym razem kiedy korzystasz z telefonu, musisz, po pierwsze, być pewien, że rozmowa jest konieczna, a po drugie, że telefon jest najwłaściwszą formą załatwienia danej sprawy zawodowej. Potrzeba ci możliwie jak najwięcej czasu na bardziej konstruktywną pracę.

Z tego rozdziału dowiesz się, jak określać, które z inicjowanych przez ciebie rozmów są konieczne i jak zmniejszyć ilość wykonywa­nych przez ciebie telefonów. Zmieniając harmonogram (schemat) swoich rozmów telefonicznych zyskasz więcej czasu.

Nauczysz się, jak trzeba się przygotowywać do rozmów i jak korzystać z formularza rozmów telefonicznych. Doradzę ci, jak masz sobie radzić z trudnymi rozmowami, jak się kontaktować z osobami nieuchwytnymi i jak „ratować” nieudane rozmowy.

Przede wszystkim jednak, zanim postanowisz zadzwonić, zadaj sobie pytanie, czy ta rozmowa jest naprawdę konieczna.

CZY NAPRAWDĘ MUSISZ ZATELEFONOWAĆ?

Ludzie powszechnie popełniają błąd sądząc, że ponieważ mają na biurku telefon, to muszą z niego korzystać. Często jest to najwłaściw­szy sposób załatwiania interesów, ale jest wiele sytuacji, kiedy korzystanie z telefonu sprawia tylko kłopot zamiast oszczędzać czas.

Zastanów się, ile razy telefonowałeś do kogoś, a potem i tak musiałeś wysłać dodatkowe informacje w liście lub w innej formie na piśmie. Czy nie lepiej było od razu wysłać list? Wówczas osoba, do której wysłałeś ten list, zadzwoniłaby do ciebie, gdyby potrzebowała dodatkowych informacji.

Podnosząc słuchawkę zawsze się zastanów i zadaj sobie pytanie:

Tak więc, jeśli sądzisz, że w rozmowie telefonicznej możesz zapom­nieć, co masz powiedzieć, lub czujesz się niepewnie, rozważ, czy nie lepiej napisać list. Dobrze przemyślany list na ładnym papierze może wywrzeć lepsze wrażenie niż pospieszna rozmowa telefoniczna. Odręczna notatka jest często szybkim i dobrym wyjściem w wewnęt­rznym obiegu biurowym.

Jako menedżer możesz otrzymywać formalne zaproszenia na kolacje lub inne uroczystości. W takich wypadkach, o ile nie proszą o telefoniczne potwierdzenie, należy to zrobić listownie.

Chociaż nie uważamy poczty za środek szybki i solidny, to jednak około 90 procent listów dociera do odbiorców na drugi dzień po wysłaniu. A zatem nie należy nie doceniać skromnego listu.

Pilne listy można wysyłać jako specjalną przesyłkę z gwarantowa­nym dostarczeniem na drugi dzień. Jeśli list ma dotrzeć do adresata tego samego dnia lub rano na drugi dzień, możesz go wysłać pocztą kurierską. Szybkie dostarczanie listów do Europy zapewnia ekspreso­wa poczta lotnicza, która dostarcza je o dzień szybciej niż normalna poczta lotnicza (dwa do czterech dni). Oto zalety listu lub faksu:

  • może być równie szybki
  • może być tańszy
  • dokumenty mogą zostać skopiowane i zaksięgowane
  • list lub faks często wywiera większe wrażenie niż chaotyczna rozmowa telefoniczna
  • łatwiej jest powołać się na dokument na piśmie niż starać się zapamiętać rozmowę telefoniczną.