UPRZEJME ALTERNATYWY

phone-1434083_960_720

Jeśli chcesz się pozbyć rozmówcy, ale nie śmiesz być niegrzeczny, masz kilka uprzejmych ale skutecznych sposobów. Bądź ostrożny w ich stosowaniu. Pamiętaj, że twoim zadaniem, w chwili gdy odbierasz telefon, jest przedstawienie siebie i swojej firmy jako pomocnej i skutecznej. Musisz uważać, żeby kontrolując telefon nie zagrozić temu obrazowi przez to, że będziesz niepotrzebnie niegrzeczny lub niemiły w stosunku do kolegów czy klientów. Uparty „wydzwaniacz” przyśle, rzecz jasna, te informacje. Zapamiętaj, kto to jest i z jakiej firmy, żeby móc unikać telefonów od nich, po czym wyrzuć informacje do kosza.

Proszę zadzwonić później

To chytra sztuczka, często stosowana. Wygłosiwszy taką prośbę, należy zadbać o to, aby być nieobecnym w biurze przynajmniej do końca tego dnia, albo i dłużej. Poproś sekretarkę albo kolegę, żeby w wypadku, gdy ta osoba ponownie zadzwoni, powiedzieli: Przykro mi, panny Roberts nadal nie ma w biurze. (Możesz być jeszcze chytrzej szy i być w biurze, a poprosić ich, aby i tak mówili, że cię nie ma, tylko że twoja obecność może sprawić, iż koledzy zapomną o umowie).

Proszę zadzwonić do kogoś innego w firmie

Jeśli rozmówca chce mówić z kimś z twojej firmy, a czujesz, że puszczają ci nerwy, powiedz mu, że powinien porozmawiać z panem Jonesem z departmentu Cl i przełącz go albo podaj mu nazwisko i numer telefonu. To zdejmuje z ciebie ciężar (obowiązek) zakończenia rozmowy albo odmowy udzielenia informacji. Rozmówca będzie uważał, że traktuje się go prawidłowo i, o ile nie zna dokładnie twojej firmy, nie może dowodzić, że pan Jones nie wie na ten temat więcej niż ty.

Jeśli pan Jones jest twoim przyjacielem, może zdawać sobie sprawę, o co ci chodzi, i połączyć osobę, która telefonuje, z kolejnym pracownikiem. Ta biurowa karuzela (w którą wpadają niekiedy nawet normalni rozmówcy) z pewnością odstraszy wszystkich, z wyjątkiem najbardziej upartych „telefonomanów”.

Jeśli pan Jones cię nie zna, i tak przełączy rozmowę do kogoś innego, bo nic nie wie na temat, o który chodzi rozmówcy. W obu wypadkach wynik będzie taki sam. Wyjdź z biura natychmiast po przełączeniu rozmowy, bo może ona zostać znowu przełączona do ciebie. Możesz wykazać więcej sprytu i powiedzieć osobie telefonują­odłożę słuchawkę. Nie wyjaśniaj, dlaczego. Rozmówca albo pomyśli, że jesteś bardzo zajęty, albo zrozumie, o co chodzi. Jeśli nadal będzie coś mówił, odłóż słuchawkę.

Dając rozmówcy trzydzieści sekund, dajesz mu szansę zrozumienia i przeproszenia cię za to, że marnotrawi twój czas. Jeśli tak zrobi, możecie się rozstać w kulturalny sposób, a jeśli nie, to uchronisz się od ciągłych niepożądanych telefonów.

Nie możesz w tej chwili podjąć decyzji

Jest to dobre usprawiedliwienie jeśli chcesz się pozbyć kogoś, kto usiłuje zmusić cię do podjęcia decyzji i pragnie ci to dokładnie wyjaśnić. Nie daj się wrobić w podjęcie decyzji, której mógłbyś potem żałować, jedynie po to, aby się pozbyć natręta. Będziesz później musiał dzwonić ponownie i odwoływać decyzję, a to oznacza, że znowu uwikłasz się w niepożądaną rozmowę.

Możesz użyć tego usprawiedliwienia jako taktyki opóźniającej lub jako uprzejmego kłamstewka, które oznacza: Proszę do nas nie dzwonić, my zadzwonimy do pana. Jeżeli naprawdę musisz podjąć decyzję, to jedynym rozsądnym wyjściem jest poprosić o dodatkowe informacje, zanim się do czegokolwiek zobowiążesz.

Zadzwonię później

Nie możesz stosować tego usprawiedliwienia, chyba że naprawdę zamierzasz zadzwonić. Nawet jeśli nie masz najmniejszej ochoty na ponowną rozmowę z tą osobą, byłoby nie w porządku pozwolić jej siedzieć przy telefonie i czekać, bo obiecałeś, że zadzwonisz. Ty też nie byłbyś tym zachwycony.

Jeśli chcesz ponownie porozmawiać z tą osobą, albo będziesz musiał to zrobić w związku ze swoją pracą, ale w danym momencie rozmowa jest ci nie na rękę, powiedz, że oddzwonisz. Podaj dokładną porę, aby ten ktoś nie zastanawiał się, czy może wyjść z biura. Kiedy oddzwonisz, będziesz panował nad rozmową.

wierzą w siebie, mają dobre stosunki z kolegami, przełożonymi i personelem. Są traktowane z szacunkiem, jaki budzi uczciwy i pewny siebie sposób wyrażania poglądów.

Można wypracować taką postawę nie stając się człowiekiem nieprzyjemnym. Oznacza to, że masz na tyle pewności siebie, iż potrafisz zakończyć rozmowę, jeśli jest ona niepożądana lub bezpro­duktywna. Jednocześnie umiesz prowadzić rozmowę tak, aby dojść do zadowalających wniosków nie anatagonizując jednocześnie roz­mówcy. Powinieneś starać się znaleźć jakieś wspólne punkty, co do których możecie się zgodzić. To stwarza życzliwą atmosferę roz­mowy i pozwala ci poruszyć kwestie sporne tak, aby nie brzmiało to nieprzyjemnie: Tak, podoba mi się pomysł głównej konferencji w łipcu, ałe nie sądzę, aby zaproszenie zespołu Morrisona w celu dokonania prezentacji było celowe… . Korzystanie z telefonu może sprawić, że ludzie zazwyczaj pewni siebie stają się tchórzami. Fakt, że nie widzi się reakcji drugiej strony sprawia, że ludzie tracą pewność siebie i przy­bierają przepraszający ton. Nie widząc gestykulacji i mimiki rozmów­cy, niektórzy ludzie gubią się i denerwują. Mają poczucie, że nie w pełni panują nad rozmową. Taka postawa jest odbierana przez drugą stronę, która, w wyniku tego, staje się bardziej pewna siebie.

Jeśli chcesz się nauczyć panować nad rozmowami telefoniczymi, musisz pokonać uczucie braku pewności siebie. Ponieważ rozmówca nie widzi twojej gestykulacji i mimiki, jedynym źródłem informacji co do tego, o co ci chodzi, jest dla niego twój glos i sposób for­mułowania zdań. Jeżeli nie będziesz stanowczy, pewny siebie i rzeczo­wy, twoje rozmowy bedą trwać dłużej niż potrzeba i będziesz podejmował niewłaściwe decyzje. Wahanie i brak pewności są zawsze czynnikiem powodującym stratę czasu, zwłaszcza przez telefon, kiedy możesz patrzyć w sufit, albo bazgrać w notatniku, usiłując jednocześ­nie zebrać myśli, a rozmówca cię nie widzi.

Rzeczowość i fachowość pomaga też zapanować nad rozmówcą. Jeśli rozmawiasz w sposób zwięzły i stanowczy, dając do zro­zumienia, że nie możesz marnować czasu, twój rozmówca zrozumie to i będzie z tobą rozmawiać w podobny sposób. Twój zdecydowany ton utnie w zarodku niepotrzebne ględzenie, a poza tym tworząc

Dopilnuj tego, żeby mieć notatki dotyczące spraw, które chcesz poruszyć (patrz: następne rozdziały). Jeżeli wiesz, co chcesz powie­dzieć i co chcesz uzyskać dzięki zainicjowanej przez siebie rozmowie, da ci to wiarę w siebie i pewność.

Jeżeli ktoś do ciebie dzwoni, a ty nie czujesz się na siłach przeprowadzić rozmowę w danej chwili, poproś, aby osoba ta zadzwoniła później, kiedy rozważysz poruszony problem. Nie daj się wciągnąć w rozmowę, jeśli nie jesteś gotów przeprowadzić jej w sposób właściwy.

Używaj stanowczych stwierdzeń typu:

  • „oto kwestie, które powinniśmy omówić”
  • „zajmijmy się najpierw tą sprawą”
  • „tak, zróbmy to”
  • „nie, to się nie uda”
  • „poproszę o dostarczenie mi tych informacji do wtorku”

Co innego stwarzać wrażenie osoby pewnej siebie, a co innego „komenderować” kimś. Ludzie są w stanie zaakceptować to pierwsze, ale nie drugie. Jeśli powiesz: „Zrób to…” czy Nie zrobimy tego…, nastawisz rozmówcę wrogo do siebie. Powiedz lepiej: Więc zrobi pan to dla nas, prawda? albo Nie będziemy w stanie tego zrobić, ale… Zmieniając nieco rozłożenie akcentów i nacisku, będziesz panował nad sytuacją, a nie staniesz się agresywny.

Spróbuj wykorzystywać milczenie jako asertywne „stwierdzenie”. Po przekazaniu swoich racji nie mów nic. Milcząc przekazujesz rozmówcy informację: Powiedziałem wszystko, co miałem do powiedzenia i uważam, że mam rację.