USTAL, KTO CI NAJBARDZIEJ PRZESZKADZA

iphone-563064_960_720

Po pierwsze musisz ustalić, kto ci najbardziej przeszkadza w pracy jeśli chodzi o rozmowy telefoniczne. Spójrz w swoje notatki i sprawdź, kto najczęściej do ciebie dzwoni. Czy to ktoś z konkretnej firmy? A może ktoś z twojej firmy? Zapisz nazwiska tych osób i dni, w których zazwyczaj dzwonią.

Intruzem może być ktoś, kto zawsze zadaje trudne pytania. Taka osoba może zadzwonić bez uprzedzenia, poprosić cię, abyś sprawdził coś, co wymaga długich poszukiwań i oczekiwać, że odpowiesz natychmiast. Zapisz ich nazwiska i rodzaj pytań, jakie ci zadają.

USTAL, KTO ZAWSZE TRWONI TWÓJ CZAS

Powinieneś już mieć rozeznanie co do kategorii rozmówców, którzy przeszkadzają ci w pracy. Kolejna grupa, jaką powinieneś umieścić na swojej liście, to ci, którzy trwonią czas. Są to rozmówcy, którzy nie mają nic ważnego ani przydatnego do powiedzenia, tylko chcą pogadać, lub osoby, które kończą omawiać sprawy zawodowe, po czym rozwodzą się na inny temat, bo nie umieją zakończyć rozmowy, albo też ci, którzy zawsze zadają głupie pytania.

Musisz rozpoznać tych ludzi i ucinać rozmowę, zanim uda im się zmarnować jakąś część twego czasu. Najlepiej, gdyby udało ci się sprawić, żeby w ogóle nie dzwonili. W następnym rozdziale wyjaśnię, jak należy to zrobić.

USTAL, KTO CIĘ ZAWSZE DRAŻNI

Są to osoby niezwykle uprzejme, które zawsze twierdzą, że mają ważny powód, aby zadzwonić, ale dzwonią nieco zbyt często w drobnych sprawach.

Trudno ich unikać, bo dzwonią bardzo często i nie możesz się ich pozbyć, skoro twierdzą, że muszą z tobą porozmawiać.

Kiedy ich rozpoznasz na podstawie swojego dziennika telefonicznego, mów im niezmiennie: „Sądzę, że w ciągu najbliższego tygodnia dzień. Nie powinieneś mieć trudności z zachęceniem tych osób, aby dzwoniły do ciebie. Powiedz im, kiedy chciałbyś z nimi porozmawiać, a oni postarają się dopasować do twoich planów.

KTO DOBRZE WYKORZYSTUJE SWOJE TELEFONY DO CIEBIE

Dobrzy rozmówcy telefoniczni są skuteczni i dają ci poczucie, że warto było odebrać telefon. Kto dobrze wie, o czym chce rozmawiać i trzyma się tematu? Kto, zanim odłoży słuchawkę, upewnia się, że wszystko jest jasne? Zapisz nazwiska tych osób, bo są one ważne dla twojej pracy i chcesz być z nimi w kontakcie.

TELEFONY, KTÓRYCH NIE ZNOSISZ WYKONYWAĆ

Skoro już znasz schemat „przychodzących” rozmów telefonicznych, możesz zacząć planować swój dzień roboczy biorąc je pod uwagę lub stosując, jeśli to konieczne, strategię uniku.

Innym problemem, który wiąże się ze sprawą zapanowania nad telefonem jest fakt, iż sam też musisz dzwonić do różnych osób. To może się wydawać łatwe, bo przecież w tych wypadkach to ty decydujesz, kiedy podnosisz słuchawkę i jak przebiega rozmowa. Czy aby na pewno? Dzwonienie do kogoś może być tak samo stresujące, jak odbieranie telefonów, a rodzaj stresu może być za każdym razem inny, zależnie od pory dnia i twojego nastroju. Możesz, na przykład, nie cierpieć porannych rozmów telefonicznych, bo jesteś w stanie się zrelaksować dopiero popołudniu, albo możesz być zmuszony zadzwonić w ważnej sprawie w chwili, gdy zaczyna cię rozkładać przeziębienie. Żadna z tych sytuacji nie sprzyja zadzwonieniu do kogoś.